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Import und Export von Verarbeitungstätigkeiten aus Excel - Datei
Es können Excel - Dateien importiert werden (.xls, .xlsx) die einen definierten Aufbau vorweisen.
Aufbau der Datei
Grundsätzlich:
Die Spalten Mandant und Id dienen zur Verknüpfung von Zeilen inherhalb der Excel - Tabelle aber auch dazu, um Änderungen in einem bestehenden System richtig zuordnen zu können. Bitte ändern Sie diese Spalten nur in Sonderfällen.
Bei Attributen die mit „1-“ oder ähnlichem beginnen ist es unerheblich, was nach dem Bindestrich angegeben wird (dies dient nur zur besseren Lesbarkeit). Beim Import wird nur die Ziffer vor dem Bindestrich berücksichtigt.
Bei W/F (Wahr / Falsch) Attributen wird der Wert mit „Wahr“ übernommen, wenn einer der folgenden Werte enthalten ist:
- true
- ja
- wahr
- j
- x
Ansonsten wird der Wert mit „Falsch“ übernommen.
Sheet mit Name "VAT"
Hier wird die grundsätzliche Verarbeitungstätigkeit hinterlegt
| Mandant | Id | Locale | Name | Anmerkungen | Gruppe | Typ | Status | Zweck | Löschfrist | Löschfrist Start | Rechtmäßigkeit | Rechtsgrundlage | Besondere | Profiling | Strafrechtlich |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| abc | xy | at_de | Rechnungswesen | Verarbeitung | Finanz | app | 1-Aktiv | Abrechnung | 12 | ab letzter Rechnung | 1-Einwilligung,4-Schutz | §123 AGB | 1-Ethnisch | WAHR | FALSCH |
Beschreibung Datenfelder
Mandant
Die ID des Mandanten aus dem exportiert wurde. Leer für neue Verarbeitungstätigkeiten, die nicht beim Import eine bestehende Tätigkeit überschreiben/updaten sollen
Id
Id der Verarbeitungstätgikeit zur Verknüpfung innerhalb des Mandanten und innerhalb der Excel - Datei
Locale
Sprachversion der Verarbeitungstätigkeit (ISO Codes für Land_Sprache, zB at_de für Österreich / Deutsch)
Name
Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit
Anmerkungen
Anmerkungen zur Verarbeitungstätigkeit
Gruppe
Gruppe / Abteilung zu der die Verarbeitungstätigkeit gehört
Typ
- app: Verarbeitungstätigkeit als Verantwortlicher
- video: Videoüberwachung
Status
- 0-Inaktiv: Nicht aktiv
- 1-Aktiv: Aktiv
Zweck
Zweck der Verarbeitungstätigkeit
Löschfrist
Standard Löschfrist der Verarbeitungstätigkeit
Löschfrist Start
Standard Start der Löschfrist (wann sie zu laufen beginnt)
Rechtmäßgkeit
Kommagetrennte Liste der Rechtmäßigkeiten (entspricht den Checkboxen auf der Verarbeitungs-Detailseite)
- 1-Einwilligung
- 2-Vertrag
- 3-Verpflichtung
- 4-Schutz
- 5-Öffentlich
- 6-Wahrung
Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage der Verarbeitungstätigkeit
Besondere
Arten der besonderen (sensiblen) Daten die verarbeitet werden. Kommagetrennte Liste (entspricht den Checkboxen auf der Verarbeitungs-Detailseite):
- 1-Ethnisch
- 2-Politisch
- 3-Religion
- 4-Gewerkschaft
- 5-Genetisch
- 6-Biometrisch
- 7-Gesundheit
- 8-Sexualität
Profiling (W/F)
WAHR wenn Profiling betrieben wird
Strafrechtlich (W/F)
WAHR wenn strafrechtlich relevante Daten verarbeitet werden.
Sheet mit Name "Empfänger"
Hier werden die Empfänger von Daten angegeben
| Id | VAT_Id | Nummer | Name | Beschreibung | Rechtsgrundlage | Empfänger Kürzel | Empfängerland | AV | Verantwortlicher | Intern | bin AV |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| abc | xy | 1 | Banken | Banken zur Zahlungsabwicklung | Art 6 Abs 1 DSGVO | MUSTER | ww | FALSCH | WAHR | FALSCH | FALSCH |
