Import und Export von Verarbeitungstätigkeiten

Es können Excel - Dateien exportiert und importiert werden (.xls, .xlsx) die einen definierten Aufbau vorweisen.

Die Spalten Mandant und Id dienen zur Verknüpfung von Zeilen inherhalb der Excel - Tabelle aber auch dazu, um Änderungen in einem bestehenden System richtig zuordnen zu können. Bitte ändern Sie diese Spalten nur in Sonderfällen.

Bei Attributen die mit „1-“ oder ähnlichem beginnen ist es unerheblich, was nach dem Bindestrich angegeben wird (dies dient nur zur besseren Lesbarkeit). Beim Import wird nur die Ziffer vor dem Bindestrich berücksichtigt.

Bei W/F (Wahr / Falsch) Attributen wird der Wert mit „Wahr“ übernommen, wenn einer der folgenden Werte enthalten ist:

• true
• ja
• wahr
• j
• x

Ansonsten wird der Wert mit „Falsch“ übernommen.

Die Spalten werden aufgrund der Überschrift identifiziert. Die Reihenfolge der Spalten ist beliebig.

Hier wird die grundsätzliche Verarbeitungstätigkeit hinterlegt

Die ID des Mandanten aus dem exportiert wurde. Leer für neue Verarbeitungstätigkeiten, die nicht beim Import eine bestehende Tätigkeit überschreiben/updaten sollen

Id der Verarbeitungstätgikeit zur Verknüpfung innerhalb des Mandanten und innerhalb der Excel - Datei

Sprachversion der Verarbeitungstätigkeit (ISO Codes für Land_Sprache, zB at_de für Österreich / Deutsch)

Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Anmerkungen zur Verarbeitungstätigkeit

Gruppe / Abteilung zu der die Verarbeitungstätigkeit gehört

• app: Verarbeitungstätigkeit als Verantwortlicher
• video: Videoüberwachung

• 0-Inaktiv: Nicht aktiv
• 1-Aktiv: Aktiv

Zweck der Verarbeitungstätigkeit

Standard Löschfrist der Verarbeitungstätigkeit

Standard Start der Löschfrist (wann sie zu laufen beginnt)

Kommagetrennte Liste der Rechtmäßigkeiten (entspricht den Checkboxen auf der Verarbeitungs-Detailseite)

• 1-Einwilligung
• 2-Vertrag
• 3-Verpflichtung
• 4-Schutz
• 5-Öffentlich
• 6-Wahrung

Rechtsgrundlage der Verarbeitungstätigkeit

Arten der besonderen (sensiblen) Daten die verarbeitet werden. Kommagetrennte Liste (entspricht den Checkboxen auf der Verarbeitungs-Detailseite):

• 1-Ethnisch
• 2-Politisch
• 3-Religion
• 4-Gewerkschaft
• 5-Genetisch
• 6-Biometrisch
• 7-Gesundheit
• 8-Sexualität

WAHR wenn Profiling betrieben wird

WAHR wenn strafrechtlich relevante Daten verarbeitet werden.

WAHR wenn diese Verarbeitungstätigkeit als TODO markiert werden soll.

Beschreibung des TODOs

Status der DSFA - Notwendigkeit. Kann folgende werte enthalten:

• not_needed : DSFA wird nicht benötigt
• progress : DSFA wird benötigt und ist in Bearbeitung
• ok : DSFA wird benötigt und ist vorhanden

Hier werden die Empfänger von Daten angegeben

Id des Empfängers zur Verknüpfung innerhalb des Mandanten und/oder innerhalb der Excel - Datei

Id der Verarbeitungstätigkeit innerhalb der Excel - Datei zu der der Empfänger zugeordnet werden soll.

Nummer des Empfängers zur zuordnung der Datenkategorien

Bezeichnung des Empfängers

Beschreibung des Empfängers

Rechtsgrundlage für die Übermittlung der Daten

Kürzel oder eMail des Empfängers wenn er in den Stammdaten als Auftragsverarbeiter angelegt ist.

• *i*: Inland
• *eu*: Innerhalb EU
• *aww*: Genehmigtes Drittland
• *ww*: sonstiges Drittland

WAHR: Empfänger ist ein Auftragsverarbeiter

WAHR: Empfänger ist ein Verantwortlicher

WAHR: Empfänger ist intern (andere Abteilung, GF,…)

WAHR: Wir selbst sind Auftragsverarbeiter für einen Kunden und empfangen die Daten von ihm.

Hier werden die verarbeiteten Datenkategorien angegeben. Eine Zeile kann entweder eine Betroffenengruppe beschreiben (wenn das Feld Betroffenengruppe befüllt ist) oder eine Datenkategorie. Datenkategorien sind immer Teil der Betroffenengruppe die zuvor in der Liste beschrieben wurde.

Id der Betroffenenkategorie oder der Datenkategorie zur Verknüpfung innerhalb des Mandanten und/oder innerhalb der Excel - Datei

Id der Verarbeitungstätigkeit innerhalb der Excel - Datei zu der die Betroffenenkategorie oder Datenkategorie zugeordnet werden soll.

Bezeichnung der Betroffenengruppe

Bezeichnung der Datenkategorie

Anmerkungen / Beschreibung zur Datenkategorie

Nummer der Datenkategorie (wird in der GUI nach Gruppe/Nummer sortiert)

Gruppe der Datenkategorie (wird in der GUI nach Gruppe/Nummer sortiert)

Löschfrist in Monaten

Start der Löschfrist

Rechtsgrundlage zur Verarbeitung der Datenkategorie

WAHR: diese Datenkategorie enthält besondere (sensible) Daten

Herkunft der Daten:

• 0-Intern: Innerhalb der Organisation
• 1-Selbstauskunft: Selbstauskunft des Betroffenen
• 3-<Bezeichnung>: Externer, der durch <Bezeichung> näher beschrieben wird

Eine kommagetrennte Liste von Nummern die die verantwortlichen Empfänger kennzeichnen. Es können auch Bereiche angegeben werden, die mit Bindestrich getrennt werden. Beispiele wären:

1,2,5,7
1-7
1,4,5-10
1-4,5-8

Eine kommagetrennte Liste von Nummern die die Auftragsverarbeiter (aus den Empfängern) kennzeichnen. Es können auch Bereiche angegeben werden, die mit Bindestrich getrennt werden. Beispiele wären:

1,2,5,7
1-7
1,4,5-10
1-4,5-8

Die Schutzklasse der Datenkategorie. Schutzklassen reichen können folgende Werte annehmen:

• - : Öffentlich, keine schutzbedürftigen Daten
• SK1 : Für internen Gebrauch
• SK2 : Vertraulich
• SK3 : Streng vertraulich

Neue Datenkategorien, bei denen dieser Wert leer ist, bekommen automatisch die Schutzklasse 1 (SK1).

Hier werden die einzelnen Kameras für Videoanwendungen gelistet

Id der Kamera zur Verknüpfung innerhalb des Mandanten und/oder innerhalb der Excel - Datei

Id der Verarbeitungstätigkeit innerhalb der Excel - Datei zu der die Kamera zugeordnet werden soll.

Bezeichnung der Kamera

• 0-Einzelbild
• 1-Video

Zweck der Kameraüberwachung

WAHR: die Aufnahmen werden verschlüsselt gespeichert

WAHR: die Aufnahmen werden digital verarbeitet

• 0-Immer
• 1-Bewegungserkennung

Intervall in Minuten wann eine Aufnahme getätigt wird. Leer für kontinuirliche Aufnahme

Maximale Speicherdauer der Bilddaten

Kürzel der Organisation wo die Kamera angebracht ist

• 0-Fix Montiert
• 1-Beweglich

WAHR: Überwacht öffentlichen Bereich

WAHR: Überwacht einen Arbeitsplatz

WAHR: Überwacht Firmengelände