Import und Export von Verarbeitungstätigkeiten

Es können Excel - Dateien exportiert und importiert werden (.xls, .xlsx) die einen definierten Aufbau vorweisen.

Grundsätzlich:

Die Spalten Mandant und Id dienen zur Verknüpfung von Zeilen inherhalb der Excel - Tabelle aber auch dazu, um Änderungen in einem bestehenden System richtig zuordnen zu können. Bitte ändern Sie diese Spalten nur in Sonderfällen.

Bei Attributen die mit „1-“ oder ähnlichem beginnen ist es unerheblich, was nach dem Bindestrich angegeben wird (dies dient nur zur besseren Lesbarkeit). Beim Import wird nur die Ziffer vor dem Bindestrich berücksichtigt.

Bei W/F (Wahr / Falsch) Attributen wird der Wert mit „Wahr“ übernommen, wenn einer der folgenden Werte enthalten ist:

  • true
  • ja
  • wahr
  • j
  • x

Ansonsten wird der Wert mit „Falsch“ übernommen.

Die Spalten werden aufgrund der Überschrift identifiziert. Die Reihenfolge der Spalten ist beliebig.

Arbeitsblatt mit Namen "VAT"

Hier wird die grundsätzliche Verarbeitungstätigkeit hinterlegt

Mandant Id Locale Name Anmerkungen Gruppe Typ Status Zweck Löschfrist Löschfrist Start Rechtmäßigkeit Rechtsgrundlage Besondere Profiling Strafrechtlich
abcxyat_deRechnungswesenVerarbeitungFinanzapp1-AktivAbrechnung12ab letzter Rechnung1-Einwilligung,4-Schutz§123 AGB1-EthnischWAHRFALSCH

Beschreibung Datenfelder

Mandant

Die ID des Mandanten aus dem exportiert wurde. Leer für neue Verarbeitungstätigkeiten, die nicht beim Import eine bestehende Tätigkeit überschreiben/updaten sollen

Id

Id der Verarbeitungstätgikeit zur Verknüpfung innerhalb des Mandanten und innerhalb der Excel - Datei

Locale

Sprachversion der Verarbeitungstätigkeit (ISO Codes für Land_Sprache, zB at_de für Österreich / Deutsch)

Name

Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Anmerkungen

Anmerkungen zur Verarbeitungstätigkeit

Gruppe

Gruppe / Abteilung zu der die Verarbeitungstätigkeit gehört

Typ

  • app: Verarbeitungstätigkeit als Verantwortlicher
  • video: Videoüberwachung

Status

  • 0-Inaktiv: Nicht aktiv
  • 1-Aktiv: Aktiv

Zweck

Zweck der Verarbeitungstätigkeit

Löschfrist

Standard Löschfrist der Verarbeitungstätigkeit

Löschfrist Start

Standard Start der Löschfrist (wann sie zu laufen beginnt)

Rechtmäßgkeit

Kommagetrennte Liste der Rechtmäßigkeiten (entspricht den Checkboxen auf der Verarbeitungs-Detailseite)

  • 1-Einwilligung
  • 2-Vertrag
  • 3-Verpflichtung
  • 4-Schutz
  • 5-Öffentlich
  • 6-Wahrung

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage der Verarbeitungstätigkeit

Besondere

Arten der besonderen (sensiblen) Daten die verarbeitet werden. Kommagetrennte Liste (entspricht den Checkboxen auf der Verarbeitungs-Detailseite):

  • 1-Ethnisch
  • 2-Politisch
  • 3-Religion
  • 4-Gewerkschaft
  • 5-Genetisch
  • 6-Biometrisch
  • 7-Gesundheit
  • 8-Sexualität

Profiling (W/F)

WAHR wenn Profiling betrieben wird

Strafrechtlich (W/F)

WAHR wenn strafrechtlich relevante Daten verarbeitet werden.

Arbeitsblatt mit Namen "Empfänger"

Hier werden die Empfänger von Daten angegeben

Id VAT_Id Nummer Name Beschreibung Rechtsgrundlage Empfänger Kürzel Empfängerland AV Verantwortlicher Intern bin AV
abcxy1BankenBanken zur ZahlungsabwicklungArt 6 Abs 1 DSGVOMUSTERwwFALSCHWAHRFALSCHFALSCH

Beschreibung Datenfelder

Id

Id des Empfängers zur Verknüpfung innerhalb des Mandanten und/oder innerhalb der Excel - Datei

VAT_Id

Id der Verarbeitungstätigkeit innerhalb der Excel - Datei zu der der Empfänger zugeordnet werden soll.

Nummer

Nummer des Empfängers zur zuordnung der Datenkategorien

Name

Bezeichnung des Empfängers

Beschreibung

Beschreibung des Empfängers

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Übermittlung der Daten

Empfänger Kürzel

Kürzel oder eMail des Empfängers wenn er in den Stammdaten als Auftragsverarbeiter angelegt ist.

Empfängerland

  • *i*: Inland
  • *eu*: Innerhalb EU
  • *aww*: Genehmigtes Drittland
  • *ww*: sonstiges Drittland

AV (W/F)

WAHR: Empfänger ist ein Auftragsverarbeiter

Verantwortlicher (W/F)

WAHR: Empfänger ist ein Verantwortlicher

Intern (W/F)

WAHR: Empfänger ist intern (andere Abteilung, GF,…)

bin AV

WAHR: Wir selbst sind Auftragsverarbeiter für einen Kunden und empfangen die Daten von ihm.

Arbeitsblatt mit Namen "Daten"

Hier werden die verarbeiteten Datenkategorien angegeben. Eine Zeile kann entweder eine Betroffenengruppe beschreiben (wenn das Feld Betroffenengruppe befüllt ist) oder eine Datenkategorie. Datenkategorien sind immer Teil der Betroffenengruppe die zuvor in der Liste beschrieben wurde.

Id VAT_Id Betroffenengruppe Datenkategorie Anmerkungen Nr Gruppe Löschfrist Löschfrist Start Rechtsgrundlage Besondere Herkunft Verantwortliche AV
cdexyFremdkapitalgeber12Ab Geschäftsabschluss
fghxyAnschriftAdresse und Ort1Stammdaten6§123 AGBFALSCH0-Intern1,3-5,11,126,8

Beschreibung Datenfelder

Id (Betroffenengruppe und Datenkategorie)

Id der Betroffenenkategorie oder der Datenkategorie zur Verknüpfung innerhalb des Mandanten und/oder innerhalb der Excel - Datei

VAT_Id (Betroffenengruppe und Datenkategorie)

Id der Verarbeitungstätigkeit innerhalb der Excel - Datei zu der die Betroffenenkategorie oder Datenkategorie zugeordnet werden soll.

Betroffenengruppe (nur Betroffenengruppe)

Bezeichnung der Betroffenengruppe

Datenkategorie (nur Datenkategorie)

Bezeichnung der Datenkategorie

Anmerkungen (nur Datenkategorie)

Anmerkungen / Beschreibung zur Datenkategorie

Nr (nur Datenkategorie)

Nummer der Datenkategorie (wird in der GUI nach Gruppe/Nummer sortiert)

Gruppe (nur Datenkategorie)

Gruppe der Datenkategorie (wird in der GUI nach Gruppe/Nummer sortiert)

Löschfrist (Betroffenengruppe und Datenkategorie)

Löschfrist in Monaten

Löschfrist Start (nur Betroffenengruppe)

Start der Löschfrist

Rechtsgrundlage (nur Datenkategorie)

Rechtsgrundlage zur Verarbeitung der Datenkategorie

Besondere (W/F) (nur Datenkategorie)

WAHR: diese Datenkategorie enthält besondere (sensible) Daten

Herkunft (nur Datenkategorie)

Herkunft der Daten:

  • 0-Intern: Innerhalb der Organisation
  • 1-Selbstauskunft: Selbstauskunft des Betroffenen
  • 3-<Bezeichnung>: Externer, der durch <Bezeichung> näher beschrieben wird

Verantwortliche (nur Datenkategorie)

Eine kommagetrennte Liste von Nummern die die verantwortlichen Empfänger kennzeichnen. Es können auch Bereiche angegeben werden, die mit Bindestrich getrennt werden. Beispiele wären:

1,2,5,7
1-7
1,4,5-10
1-4,5-8

AV (nur Datenkategorie)

Eine kommagetrennte Liste von Nummern die die Auftragsverarbeiter (aus den Empfängern) kennzeichnen. Es können auch Bereiche angegeben werden, die mit Bindestrich getrennt werden. Beispiele wären:

1,2,5,7
1-7
1,4,5-10
1-4,5-8

Arbeitsblatt mit Namen "Kamera"

Hier werden die einzelnen Kameras für Videoanwendungen gelistet

Id VAT_Id Name Typ Zweck Verschlüsselt Digital Art Intervall(min) Aufbewahrung(h) Standort Montage Öffentlich Arbeitsplatz Firmengelände
ijkxyEingang Technik1-VideoObjektschutzWAHRWAHR1-Bewegungserkennung572MST0-Fix MontiertFALSCHFALSCHWAHR

Beschreibung Datenfelder

Id

Id der Kamera zur Verknüpfung innerhalb des Mandanten und/oder innerhalb der Excel - Datei

VAT_Id

Id der Verarbeitungstätigkeit innerhalb der Excel - Datei zu der die Kamera zugeordnet werden soll.

Name

Bezeichnung der Kamera

Typ

  • 0-Einzelbild
  • 1-Video

Zweck

Zweck der Kameraüberwachung

Verschlüsselt (W/F)

WAHR: die Aufnahmen werden verschlüsselt gespeichert

Digital (W/F)

WAHR: die Aufnahmen werden digital verarbeitet

Art

  • 0-Immer
  • 1-Bewegungserkennung

Intervall(min)

Intervall in Minuten wann eine Aufnahme getätigt wird. Leer für kontinuirliche Aufnahme

Aufbewahrung(h)

Maximale Speicherdauer der Bilddaten

Standort

Kürzel der Organisation wo die Kamera angebracht ist

Montage

  • 0-Fix Montiert
  • 1-Beweglich

Öffentlich (W/F)

WAHR: Überwacht öffentlichen Bereich

Arbeitsplatz (W/F)

WAHR: Überwacht einen Arbeitsplatz

Firmengelände (W/F)

WAHR: Überwacht Firmengelände