Datenimport und -export von IT Anwendungen aus Excel - Datei
Es können Excel - Dateien importiert werden (.xls, .xlsx) die einen definierten Aufbau vorweisen. Die erste Zeile muss dabei die Überschriften enthalten. Die Reihenfolge der Felder ist nicht definiert.
Aufbau der Datei
Id | Name | Beschreibung | Anmerkung | Person | Automatisiert | Organisationen | Verantwortlich | Vertretung | Technologie | Speicherort | Betroffene | Datenkategorien | Empfänger | Löschfrist Monate |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
(Id) | (Anwendungsname) | (Beschreibung) | (Anmerkungen) | (Personendaten) | (Automatisiert) | (Organisation1,Organisation2,…) | (Hauptverantwortlicher) | (Vertretung) | (Technologie) | (Speicherort) | (Betroffene) | (Datenkategorien) | (Empfänger) | (Löschfrist Monate) |
abc | Testanwendung | Kurzbeschreibung | Anmerkung | true | auto | MUST,FILA | TRAMI | - | tech_office | stor_cloud | pg:1,2 | Name, Geburtstag | SVA, Finanzamt | 12 |
* | * | * | * | * | * | * | * | * | * | * | * | * | * | * |
Beschreibung Datenfelder
Id
Interne ID der Anwendung (für Änderungen). Nur gültig innerhalb eines Mandanten. Die ID wird durch den Export der Anwendungen befüllt.
Name
Name der IT Anwendung (zB. „BMD“)
Beschreibung
Kurzbeschreibung der Anwendung
Anmerkung
Anmerkungen zu der IT Anwendung - längerer Text
Person
Sollte den Wert „1“, „ja“, „yes“ oder „true“ enthalten (Groß- oder Kleinschreibung egal) um zu kennzeichnen, dass die Applikation Personendaten enthält.
Wird dieser Wert nicht übergeben, so werden neue Applikationen automatisch auf „enthalten Personendaten“ konfiguriert.
Automatisiert
Wenn dieser Wert mit „auto“ beginnt (Groß- oder Kleinschreibung egal), wird die Applikation mit automatisierter Verarbeitung konfiguriert.
Sonstige gültige Werte sind:
- „manual“: Manuelle Verarbeitung (Papierakt)
- „auto/manual“: Sowohl automatisch als auch manuell
- „website“: Anwendung ist eine Webseite
Wird dieser Wert nicht übergeben, so werden neue Applikationen automatisch auf „Automatische Verarbeitung“ konfiguriert.
Organisationen
Die Kürzel oder Namen der Organisationen in denen diese Applikation benutzt wird. Die Liste ist kommagetrennt (,) und ersetzt die vorherige Konfiguration der Applikation.
Wird in diesem Feld nichts angegeben, so wird die vorherige Organisationszuordnung behalten.
Wird ein '-' in diesem Feld angegeben, so wird die bisherige Zuordnung gelöscht.
Wird ein '*' in diesem Feld angegeben, so werden alle angelegten Organisationen verknüpft.
Verantwortlich und Vertretung
Hier kann das Kürzel oder die eMail - Adresse eines Hauptverantwortlichen oder der Vertretung (aus den Kontakten) eingegeben werden. Wird nichts angegeben, so wird der vorher enthaltene Kontakt nicht verändert.
Wird ein „-“ angegeben, so wird der jeweilige Kontakt aus der Applikation entfernt.
Technologie
Die Technologie in der diese Anwendung realisiert ist. Folgende Werte sind möglich:
tech_office
: Office Anwendungtech_localapp
: Lokal am Rechner installierte Anwendungtech_serverapp
: Auf Unternehmensserver installierte Anwendungtech_cloudapp
: In der Cloud installierte Anwendungtech_paper
: Papierakttech_other
: Andere Technologie
Wenn Sie selbst Technologien in den Stammdaten angelegt haben, können Sie die Bezeichnung dieser Technologie verwenden.
Speicherort
Der Speicherort an dem die personenbezogenen Daten abgelegt werden. Folgende Werte sind möglich:
stor_cloud
: Daten liegen in der Cloudstor_server
: Daten liegen am Unternehmensserverstor_mobilestorage
: Daten liegen auf einem mobilen Datenträgerstor_notebook
: Daten liegen am Notebookstor_mobiledevice
: Daten liegen auf einem mobilen Gerät (Handy, Tablet, etc)stor_archive
: Daten liegen im Archiv (Raum)stor_other
: Daten liegen wo anders
Wenn Sie selbst Speicherorte in den Stammdaten angelegt haben, können Sie die Bezeichnung dieser Speicherorte verwenden.
Betroffene
Hier können Sie eine kommagetrennte Liste der Betroffenenkategorien angeben. Die Liste startet mit „pg:“ und danach folgen folgende numerische Werte:
0
: Kunde1
: Lieferant2
: Mitarbeiter3
: Patient4
: Bewerber5
: Angehörige6
: Interessent7
: Arbeitgeber8
: Geschäftspartner9
: Organe10
: Besucher11
: Kinder/Jugendlicher12
: Mitglied13
: Ehrenamtliche14
: Teilnehmer15
: Bewohner16
: Mandatsträger17
: Verband18
: Mandant19
: Beschäftigter99
: Andere
Wenn in der Anwendung beispielsweise Daten von Bewerbern, Mitarbeitern und Ehrenamtlichen verarbeitet werden, würde der Wert pg:4,2,13
lauten.
Datenkategorien
Kommagetrennte Liste von Datenkategorien die verarbeitet werden
Empfänger
Kommagetrennte Liste der Empfänger die die Daten bekommen
Löschfrist Monate
Anzahl Monate nach denen die Daten gelöscht werden.
Löschfrist Start
Eine Beschreibung des Ereignisses, das die Frist zur Löschung starten lässt,
Ermittlung der Anwendungen im Unternehmen
Um die Anwendungen samt Organisationen und Zuständigen ordentlich erfassen zu können, empfiehlt es sich eine Muster - Excelvorlage auszuschicken (falls Sie die Anwendungsabfrage nicht verwenden wollen oder können).
Wir haben hier eine Mustervorlage für Sie zusammengestellt, die man im Unternehmen verwenden kann: