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Datenimport von IT Anwendungen aus Excel - Datei
Es können Excel - Dateien importiert werden (.xls, .xlsx) die einen definierten Aufbau vorweisen. Die erste Zeile muss dabei die Überschriften enthalten. Die Reihenfolge der Felder ist nicht definiert.
Aufbau der Datei
| Id | Name | Beschreibung | Anmerkung | Person | Automatisiert | Organisationen | Verantwortlich | Vertretung | Technologie | Speicherort | Betroffene | Datenkategorien | Empfänger | Löschfrist Monate |
|---|
(Id)|(Anwendungsname)|(Beschreibung)|(Anmerkungen)|(Personendaten)|(Automatisiert)|(Organisation1,Organisation2,…)|(Hauptverantwortlicher)|(Vertretung)|(Technologie)|(Speicherort)|(Betroffene)|(Datenkategorien)|(Empfänger)|(Löschfrist Monate)|(Löschfrist Start)
| * | * | * | * | * | * | * | * |
Beschreibung Datenfelder
Anwendungsname
Name der IT Anwendung (zB. „BMD“)
Beschreibung
Kurzbeschreibung der Anwendung
Anmerkungen
Anmerkungen zu der IT Anwendung - längerer Text
Personendaten
Sollte den Wert „1“, „ja“, „yes“ oder „true“ enthalten (Groß- oder Kleinschreibung egal) um zu kennzeichnen, dass die Applikation Personendaten enthält.
Wird dieser Wert nicht übergeben, so werden neue Applikationen automatisch auf „enthalten Personendaten“ konfiguriert.
Automatisiert
Wenn dieser Wert mit „auto“ beginnt (Groß- oder Kleinschreibung egal), wird die Applikation mit automatisierter Verarbeitung konfiguriert.
Sonstige gültige Werte sind:
- „manual“: Manuelle Verarbeitung (Papierakt)
- „auto/manual“: Sowohl automatisch als auch manuell
- „website“: Anwendung ist eine Webseite
Wird dieser Wert nicht übergeben, so werden neue Applikationen automatisch auf „Automatische Verarbeitung“ konfiguriert.
Organisationen
Die Kürzel der Organisationen in denen diese Applikation benutzt wird. Die Liste ist kommagetrennt (,) und ersetzt die vorherige Konfiguration der Applikation.
Wird in diesem Feld nichts angegeben, so wird die vorherige Organisationszuordnung behalten.
Wird ein '-' in diesem Feld angegeben, so wird die bisherige Zuordnung gelöscht.
Wird ein '*' in diesem Feld angegeben, so werden alle angelegten Organisationen verknüpft.
Hauptverantwortlicher und Vertretung
Hier kann das Kürzel oder die eMail - Adresse eines Hauptverantwortlichen oder der Vertretung (aus den Kontakten) eingegeben werden. Wird nichts angegeben, so wird der vorher enthaltene Kontakt nicht verändert.
Wird ein „-“ angegeben, so wird der jeweilige Kontakt aus der Applikation entfernt.
Ermittlung der Anwendungen im Unternehmen
Um die Anwendungen samt Organisationen und Zuständigen ordentlich erfassen zu können, empfiehlt es sich eine Muster - Excelvorlage auszuschicken (falls Sie die Anwendungsabfrage nicht verwenden wollen oder können).
Wir haben hier eine Mustervorlage für Sie zusammengestellt, die man im Unternehmen verwenden kann:
