Durchführen einer Applikationsabfrage

Eine Applikationsabfrage dient zur Erhebung der aktiven Applikationen in einem Unternehmen.

Die Liste der Applikationen bildet die Basis der Dokumentation rund um die DSGVO, daher ist es von enormer Wichtigkeit dass diese Liste aktuell und vollständig ist.

Zu diesem Zweck kann eine automatisierte Abfrage gestartet werden, bei der Kontakte in der Organisation die für Applikationen verantwortlich sind selbstständig ihre Applikationen bearbeiten können.

Dazu ist es nicht notwendig, den Benutzern ein Login zu erstellen - nur ein aktiver eMail Account ist Voraussetzung.

Im Folgenden finden Sie nun die Schritte, die zum Starten einer Applikationsabfrage nötig sind.

Als erster Schritt ist es notwendig, sämtliche Kontakte die etwas zur Applikationsliste beitragen können, anzulegen (sofern dies nicht bereits erledigt wurde).

Dabei werden in den Stammdaten unter Kontakten sämtliche Kontakte angelegt, die verantwortlich für Applikationen sind. Dazu reicht es, den Namen und eine eMail - Adresse anzugeben. Weiters sollte das Häckchen „Verantwortlich für Applikationen“ gesetzt sein.

In der Zentrale im Menü oben auf „Arbeitsabläufe“ klicken, um die Liste der Arbeitsabläufe anzuzeigen. Dann auf den Menüpunkt „Neue Applikationsabfrage“ klicken.

Es wird ein neuer Arbeitsablauf erstellt. Bezeichnung und Beschreibung werden aus den Einstellungen ausgefüllt, die Fälligkeit wird automatisch auf ein Monat gestellt.

Folgende Kontakte werden automatisch hinzugefügt:

• der Kontakt hat das Häckchen „Verantwortlich für Applikationen“ aktiviert
• der Kontakt wirde in den Applikationen als Hauptverantwortlicher oder als Vertretung zugewiesen

Die Details des Arbeitsablaufes können nun bearbeitet werden. Kontakte können hinzugefügt oder entfernt werden.