Es können Excel - Dateien exportiert und importiert werden (.xls, .xlsx) die einen definierten Aufbau vorweisen.
Die Spalten Mandant und Id dienen zur Verknüpfung von Zeilen inherhalb der Excel - Tabelle aber auch dazu, um Änderungen in einem bestehenden System richtig zuordnen zu können. Bitte ändern Sie diese Spalten nur in Sonderfällen.
Bei Attributen die mit „1-“ oder ähnlichem beginnen ist es unerheblich, was nach dem Bindestrich angegeben wird (dies dient nur zur besseren Lesbarkeit). Beim Import wird nur die Ziffer vor dem Bindestrich berücksichtigt.
Bei W/F (Wahr / Falsch) Attributen wird der Wert mit „Wahr“ übernommen, wenn einer der folgenden Werte enthalten ist:
Ansonsten wird der Wert mit „Falsch“ übernommen.
Die Spalten werden aufgrund der Überschrift identifiziert. Die Reihenfolge der Spalten ist beliebig.
Hier wird die grundsätzliche Verarbeitungstätigkeit hinterlegt
Mandant | Id | Locale | Name | Anmerkungen | Gruppe | Typ | Status | Zweck | Löschfrist | Löschfrist Start | Rechtmäßigkeit | Rechtsgrundlage | Besondere | Profiling | Strafrechtlich | TODO | TODO Bezeichnung | DSFA |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
abc | xy | at_de | Rechnungswesen | Verarbeitung | Finanz | app | 1-Aktiv | Abrechnung | 12 | ab letzter Rechnung | 1-Einwilligung,4-Schutz | §123 AGB | 1-Ethnisch | WAHR | FALSCH | WAHR | Noch zu erledigen | not_needed |
Die ID des Mandanten aus dem exportiert wurde. Leer für neue Verarbeitungstätigkeiten, die nicht beim Import eine bestehende Tätigkeit überschreiben/updaten sollen
Id der Verarbeitungstätgikeit zur Verknüpfung innerhalb des Mandanten und innerhalb der Excel - Datei
Sprachversion der Verarbeitungstätigkeit (ISO Codes für Land_Sprache, zB at_de für Österreich / Deutsch)
Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit
Anmerkungen zur Verarbeitungstätigkeit
Gruppe / Abteilung zu der die Verarbeitungstätigkeit gehört
Zweck der Verarbeitungstätigkeit
Standard Löschfrist der Verarbeitungstätigkeit
Standard Start der Löschfrist (wann sie zu laufen beginnt)
Kommagetrennte Liste der Rechtmäßigkeiten (entspricht den Checkboxen auf der Verarbeitungs-Detailseite)
Rechtsgrundlage der Verarbeitungstätigkeit
Arten der besonderen (sensiblen) Daten die verarbeitet werden. Kommagetrennte Liste (entspricht den Checkboxen auf der Verarbeitungs-Detailseite):
WAHR wenn Profiling betrieben wird
WAHR wenn strafrechtlich relevante Daten verarbeitet werden.
WAHR wenn diese Verarbeitungstätigkeit als TODO markiert werden soll.
Beschreibung des TODOs
Status der DSFA - Notwendigkeit. Kann folgende werte enthalten:
Hier werden die Empfänger von Daten angegeben
Id | VAT_Id | Nummer | Name | Beschreibung | Rechtsgrundlage | Empfänger Kürzel | Empfängerland | AV | Verantwortlicher | Intern | bin AV |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
abc | xy | 1 | Banken | Banken zur Zahlungsabwicklung | Art 6 Abs 1 DSGVO | MUSTER | ww | FALSCH | WAHR | FALSCH | FALSCH |
Id des Empfängers zur Verknüpfung innerhalb des Mandanten und/oder innerhalb der Excel - Datei
Id der Verarbeitungstätigkeit innerhalb der Excel - Datei zu der der Empfänger zugeordnet werden soll.
Nummer des Empfängers zur zuordnung der Datenkategorien
Bezeichnung des Empfängers
Beschreibung des Empfängers
Rechtsgrundlage für die Übermittlung der Daten
Kürzel oder eMail des Empfängers wenn er in den Stammdaten als Auftragsverarbeiter angelegt ist.
WAHR: Empfänger ist ein Auftragsverarbeiter
WAHR: Empfänger ist ein Verantwortlicher
WAHR: Empfänger ist intern (andere Abteilung, GF,…)
WAHR: Wir selbst sind Auftragsverarbeiter für einen Kunden und empfangen die Daten von ihm.
Hier werden die verarbeiteten Datenkategorien angegeben. Eine Zeile kann entweder eine Betroffenengruppe beschreiben (wenn das Feld Betroffenengruppe befüllt ist) oder eine Datenkategorie. Datenkategorien sind immer Teil der Betroffenengruppe die zuvor in der Liste beschrieben wurde.
Id | VAT_Id | Betroffenengruppe | Datenkategorie | Anmerkungen | Nr | Gruppe | Löschfrist | Löschfrist Start | Rechtsgrundlage | Besondere | Herkunft | Verantwortliche | AV | Sicherheit |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
cde | xy | Fremdkapitalgeber | 12 | Ab Geschäftsabschluss | ||||||||||
fgh | xy | Anschrift | Adresse und Ort | 1 | Stammdaten | 6 | §123 AGB | FALSCH | 0-Intern | 1,3-5,11,12 | 6,8 | SK1 |
Id der Betroffenenkategorie oder der Datenkategorie zur Verknüpfung innerhalb des Mandanten und/oder innerhalb der Excel - Datei
Id der Verarbeitungstätigkeit innerhalb der Excel - Datei zu der die Betroffenenkategorie oder Datenkategorie zugeordnet werden soll.
Bezeichnung der Betroffenengruppe
Bezeichnung der Datenkategorie
Anmerkungen / Beschreibung zur Datenkategorie
Nummer der Datenkategorie (wird in der GUI nach Gruppe/Nummer sortiert)
Gruppe der Datenkategorie (wird in der GUI nach Gruppe/Nummer sortiert)
Löschfrist in Monaten
Start der Löschfrist
Rechtsgrundlage zur Verarbeitung der Datenkategorie
WAHR: diese Datenkategorie enthält besondere (sensible) Daten
Herkunft der Daten:
Eine kommagetrennte Liste von Nummern die die verantwortlichen Empfänger kennzeichnen. Es können auch Bereiche angegeben werden, die mit Bindestrich getrennt werden. Beispiele wären:
1,2,5,7 1-7 1,4,5-10 1-4,5-8
Eine kommagetrennte Liste von Nummern die die Auftragsverarbeiter (aus den Empfängern) kennzeichnen. Es können auch Bereiche angegeben werden, die mit Bindestrich getrennt werden. Beispiele wären:
1,2,5,7 1-7 1,4,5-10 1-4,5-8
Die Schutzklasse der Datenkategorie. Schutzklassen reichen können folgende Werte annehmen:
Neue Datenkategorien, bei denen dieser Wert leer ist, bekommen automatisch die Schutzklasse 1 (SK1).
Hier werden die einzelnen Kameras für Videoanwendungen gelistet
Id | VAT_Id | Name | Typ | Zweck | Verschlüsselt | Digital | Art | Intervall(min) | Aufbewahrung(h) | Standort | Montage | Öffentlich | Arbeitsplatz | Firmengelände |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
ijk | xy | Eingang Technik | 1-Video | Objektschutz | WAHR | WAHR | 1-Bewegungserkennung | 5 | 72 | MST | 0-Fix Montiert | FALSCH | FALSCH | WAHR |
Id der Kamera zur Verknüpfung innerhalb des Mandanten und/oder innerhalb der Excel - Datei
Id der Verarbeitungstätigkeit innerhalb der Excel - Datei zu der die Kamera zugeordnet werden soll.
Bezeichnung der Kamera
Zweck der Kameraüberwachung
WAHR: die Aufnahmen werden verschlüsselt gespeichert
WAHR: die Aufnahmen werden digital verarbeitet
Intervall in Minuten wann eine Aufnahme getätigt wird. Leer für kontinuirliche Aufnahme
Maximale Speicherdauer der Bilddaten
Kürzel der Organisation wo die Kamera angebracht ist
WAHR: Überwacht öffentlichen Bereich
WAHR: Überwacht einen Arbeitsplatz
WAHR: Überwacht Firmengelände