Stammdaten: Partner / Kontakte

Da Partner und Auftragsverarbeiter vom Aufbau her seh ähnlich sind, werden nur die Unterschiede beschrieben.

Mit Klick auf „Neu“ können Sie eine neuen Kontakt hinzufügen.

Die Detailfelder zur Organisation sind weitgehend selbsterklärend, daher werden hier nur DataReporter - spezifische Felder beschrieben:

• Kürzel: Sie können hier ein Kürzel für den Kontakt vergeben, um die einzelnen Kontakte in diversen Auswahlfeldern leichter zu unterscheiden. Weiters dient dieses Kürzel zu Zuweisung von Zuständigen beim Anwendungsimport. Wird kein Kürzel vergeben, so erstellt das System beimn Speichern automatisch ein Kürzel das innerhalb der Organisation eindeutig ist.
• ist Datenschutzbeauftragter: aktivieren, wenn der Kontakt ein Datenschutzbeauftragter für die gewählte Organisation ist. Ist keine Organisation gewählt, so ist der Datenschutzbeauftragte für die gesamte Organisationsstruktur zuständig.
• ist Datenschutzkoordinator: aktivieren, wenn der Kontakt ein Datenschutzkoordinator für die gewählte Organisation ist. Ist keine Organisation gewählt, so ist der Datenschutzkoordinator für die gesamte Organisationsstruktur zuständig.
• ist Anwendungsverantwortlicher: aktivieren, wenn der Kontakt organisatorisch verantwortlich für mindestens eine Anwendung im Unternehmen ist.
• ist Vertreter(in): aktivieren, wenn dieser Kontakt der Vertreter (zB Geschäftsführer) der gewählten Organisation ist.
• Organisation: die Organisation in der dieser Kontakt aktiv ist. Wird keine Organisation gewählt, wird angenommen dass der Kontakt global aktiv ist.
• Sprachversion: die aktive Sprachversion für diesen Benutzer. Wenn er eingeloggt ist, bearbeitet er alle übersetzbaren Inhalte in der gewählten Sprachversion.

Kontakten können beliebig viele Rollen in der Organisation zugewiesen werden. So kann ein Kontakt zB Geschäftsführer in mehreren Organisationen und Datenschutzkoordinator in anderen Organisationen sein.

Wird das Häckchen bei einer Rolle für „Alle Organisationen“ gesetzt, so erfüllt der Konktakt diese Rolle in allen Organisationen innerhalb des Mandanten.

Folgende Rollen gibt es:

• Verantw./GF: Verantwortlicher bzw. Geschäftsführer
• DS Bauftr.: Datenschutz - Beauftragter
• DS Koord.: Datenschutz - Koordinator

Funktionen die nur beim Auftragsverarbeiter verfügbar sind:

• AV Vertrag: der Status des AV - Vertrages mit diesem Auftragsverarbeiter. Wenn der Status auf „Vertrag vorhanden“ gesetzt ist und in den Dokumenten AV - Verträge hinterlegt sind, so werden diese Dateien beim DSGVO - Report angeführt
• Dokumente: Dokumente für diesen Auftragsverarbeiter verwalten