====== Import und Export von Verarbeitungstätigkeiten ====== Es können Excel - Dateien exportiert und importiert werden (.xls, .xlsx) die einen definierten Aufbau vorweisen. ===== Aufbau der Datei ===== ==== Grundsätzlich: ==== Die Spalten Mandant und Id dienen zur Verknüpfung von Zeilen inherhalb der Excel - Tabelle aber auch dazu, um Änderungen in einem bestehenden System richtig zuordnen zu können. Bitte ändern Sie diese Spalten nur in Sonderfällen. Bei Attributen die mit "1-" oder ähnlichem beginnen ist es unerheblich, was nach dem Bindestrich angegeben wird (dies dient nur zur besseren Lesbarkeit). Beim Import wird nur die Ziffer vor dem Bindestrich berücksichtigt. Bei W/F (Wahr / Falsch) Attributen wird der Wert mit "Wahr" übernommen, wenn einer der folgenden Werte enthalten ist: * true * ja * wahr * j * x Ansonsten wird der Wert mit "Falsch" übernommen. Die Spalten werden aufgrund der Überschrift identifiziert. Die Reihenfolge der Spalten ist beliebig. ==== Arbeitsblatt mit Namen "VAT" ==== Hier wird die grundsätzliche Verarbeitungstätigkeit hinterlegt ^Mandant ^Id ^Locale ^Name ^Anmerkungen ^Gruppe ^Typ ^Status ^Zweck ^Löschfrist ^Löschfrist Start ^Rechtmäßigkeit ^Rechtsgrundlage ^Besondere ^Profiling ^Strafrechtlich ^TODO ^TODO Bezeichnung ^DSFA ^ |abc|xy|at_de|Rechnungswesen|Verarbeitung|Finanz|app|1-Aktiv|Abrechnung|12|ab letzter Rechnung|1-Einwilligung,4-Schutz|§123 AGB|1-Ethnisch|WAHR|FALSCH|WAHR|Noch zu erledigen|not_needed| ==== Beschreibung Datenfelder ==== === Mandant === Die ID des Mandanten aus dem exportiert wurde. Leer für neue Verarbeitungstätigkeiten, die nicht beim Import eine bestehende Tätigkeit überschreiben/updaten sollen === Id === Id der Verarbeitungstätgikeit zur Verknüpfung innerhalb des Mandanten und innerhalb der Excel - Datei === Locale === Sprachversion der Verarbeitungstätigkeit (ISO Codes für Land_Sprache, zB at_de für Österreich / Deutsch) === Name === Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit === Anmerkungen === Anmerkungen zur Verarbeitungstätigkeit === Gruppe === Gruppe / Abteilung zu der die Verarbeitungstätigkeit gehört === Typ === * **app**: Verarbeitungstätigkeit als Verantwortlicher * **video**: Videoüberwachung === Status === * **0-Inaktiv**: Nicht aktiv * **1-Aktiv**: Aktiv === Zweck === Zweck der Verarbeitungstätigkeit === Löschfrist === Standard Löschfrist der Verarbeitungstätigkeit === Löschfrist Start === Standard Start der Löschfrist (wann sie zu laufen beginnt) === Rechtmäßgkeit === Kommagetrennte Liste der Rechtmäßigkeiten (entspricht den Checkboxen auf der [[screens:verarbeitungstaetigkeit_detail|Verarbeitungs-Detailseite]]) * 1-Einwilligung * 2-Vertrag * 3-Verpflichtung * 4-Schutz * 5-Öffentlich * 6-Wahrung === Rechtsgrundlage === Rechtsgrundlage der Verarbeitungstätigkeit === Besondere === Arten der besonderen (sensiblen) Daten die verarbeitet werden. Kommagetrennte Liste (entspricht den Checkboxen auf der [[screens:verarbeitungstaetigkeit_detail|Verarbeitungs-Detailseite]]): * 1-Ethnisch * 2-Politisch * 3-Religion * 4-Gewerkschaft * 5-Genetisch * 6-Biometrisch * 7-Gesundheit * 8-Sexualität === Profiling (W/F) === WAHR wenn Profiling betrieben wird === Strafrechtlich (W/F) === WAHR wenn strafrechtlich relevante Daten verarbeitet werden. === TODO (W/F) === WAHR wenn diese Verarbeitungstätigkeit als TODO markiert werden soll. === TODO Bezeichnung === Beschreibung des TODOs === DSFA === Status der DSFA - Notwendigkeit. Kann folgende werte enthalten: * **not_needed** : DSFA wird nicht benötigt * **progress** : DSFA wird benötigt und ist in Bearbeitung * **ok** : DSFA wird benötigt und ist vorhanden ==== Arbeitsblatt mit Namen "Empfänger" ==== Hier werden die Empfänger von Daten angegeben ^Id ^VAT_Id ^Nummer ^Name ^Beschreibung ^Rechtsgrundlage ^Empfänger Kürzel ^Empfängerland ^AV ^Verantwortlicher ^Intern ^bin AV ^ |abc|xy|1|Banken|Banken zur Zahlungsabwicklung|Art 6 Abs 1 DSGVO|MUSTER|ww|FALSCH|WAHR|FALSCH|FALSCH| ==== Beschreibung Datenfelder ==== === Id === Id des Empfängers zur Verknüpfung innerhalb des Mandanten und/oder innerhalb der Excel - Datei === VAT_Id === Id der Verarbeitungstätigkeit innerhalb der Excel - Datei zu der der Empfänger zugeordnet werden soll. === Nummer === Nummer des Empfängers zur zuordnung der Datenkategorien === Name === Bezeichnung des Empfängers === Beschreibung === Beschreibung des Empfängers === Rechtsgrundlage === Rechtsgrundlage für die Übermittlung der Daten === Empfänger Kürzel === Kürzel oder eMail des Empfängers wenn er in den Stammdaten als Auftragsverarbeiter angelegt ist. === Empfängerland === * *i*: Inland * *eu*: Innerhalb EU * *aww*: Genehmigtes Drittland * *ww*: sonstiges Drittland === AV (W/F) === WAHR: Empfänger ist ein Auftragsverarbeiter === Verantwortlicher (W/F) === WAHR: Empfänger ist ein Verantwortlicher === Intern (W/F) === WAHR: Empfänger ist intern (andere Abteilung, GF,...) === bin AV === WAHR: Wir selbst sind Auftragsverarbeiter für einen Kunden und empfangen die Daten von ihm. ==== Arbeitsblatt mit Namen "Daten" ==== Hier werden die verarbeiteten Datenkategorien angegeben. Eine Zeile kann entweder eine Betroffenengruppe beschreiben (wenn das Feld Betroffenengruppe befüllt ist) oder eine Datenkategorie. Datenkategorien sind immer Teil der Betroffenengruppe die zuvor in der Liste beschrieben wurde. ^Id ^VAT_Id ^Betroffenengruppe ^Datenkategorie ^Anmerkungen ^Nr ^Gruppe ^Löschfrist ^Löschfrist Start ^Rechtsgrundlage ^Besondere ^Herkunft ^Verantwortliche ^AV ^Sicherheit ^ |cde|xy|Fremdkapitalgeber|||||12|Ab Geschäftsabschluss||||| |fgh|xy||Anschrift|Adresse und Ort|1|Stammdaten|6||§123 AGB|FALSCH|0-Intern|1,3-5,11,12|6,8|SK1| ==== Beschreibung Datenfelder ==== === Id (Betroffenengruppe und Datenkategorie) === Id der Betroffenenkategorie oder der Datenkategorie zur Verknüpfung innerhalb des Mandanten und/oder innerhalb der Excel - Datei === VAT_Id (Betroffenengruppe und Datenkategorie) === Id der Verarbeitungstätigkeit innerhalb der Excel - Datei zu der die Betroffenenkategorie oder Datenkategorie zugeordnet werden soll. === Betroffenengruppe (nur Betroffenengruppe) === Bezeichnung der Betroffenengruppe === Datenkategorie (nur Datenkategorie) === Bezeichnung der Datenkategorie === Anmerkungen (nur Datenkategorie) === Anmerkungen / Beschreibung zur Datenkategorie === Nr (nur Datenkategorie) === Nummer der Datenkategorie (wird in der GUI nach Gruppe/Nummer sortiert) === Gruppe (nur Datenkategorie) === Gruppe der Datenkategorie (wird in der GUI nach Gruppe/Nummer sortiert) === Löschfrist (Betroffenengruppe und Datenkategorie) === Löschfrist in Monaten === Löschfrist Start (nur Betroffenengruppe) === Start der Löschfrist === Rechtsgrundlage (nur Datenkategorie) === Rechtsgrundlage zur Verarbeitung der Datenkategorie === Besondere (W/F) (nur Datenkategorie) === WAHR: diese Datenkategorie enthält besondere (sensible) Daten === Herkunft (nur Datenkategorie) === Herkunft der Daten: * **0-Intern**: Innerhalb der Organisation * **1-Selbstauskunft**: Selbstauskunft des Betroffenen * **3-**: Externer, der durch näher beschrieben wird === Verantwortliche (nur Datenkategorie) === Eine kommagetrennte Liste von Nummern die die verantwortlichen Empfänger kennzeichnen. Es können auch Bereiche angegeben werden, die mit Bindestrich getrennt werden. Beispiele wären: 1,2,5,7 1-7 1,4,5-10 1-4,5-8 === AV (nur Datenkategorie) === Eine kommagetrennte Liste von Nummern die die Auftragsverarbeiter (aus den Empfängern) kennzeichnen. Es können auch Bereiche angegeben werden, die mit Bindestrich getrennt werden. Beispiele wären: 1,2,5,7 1-7 1,4,5-10 1-4,5-8 === Sicherheit (nur Datenkategorie) === Die Schutzklasse der Datenkategorie. Schutzklassen reichen können folgende Werte annehmen: * **-** : Öffentlich, keine schutzbedürftigen Daten * **SK1** : Für internen Gebrauch * **SK2** : Vertraulich * **SK3** : Streng vertraulich Neue Datenkategorien, bei denen dieser Wert leer ist, bekommen automatisch die Schutzklasse 1 (SK1). ==== Arbeitsblatt mit Namen "Kamera" ==== Hier werden die einzelnen Kameras für Videoanwendungen gelistet ^Id ^VAT_Id ^Name ^Typ ^Zweck ^Verschlüsselt ^Digital ^Art ^Intervall(min) ^Aufbewahrung(h) ^Standort ^Montage ^Öffentlich ^Arbeitsplatz ^Firmengelände ^ |ijk|xy|Eingang Technik|1-Video|Objektschutz|WAHR|WAHR|1-Bewegungserkennung|5|72|MST|0-Fix Montiert|FALSCH|FALSCH|WAHR| ==== Beschreibung Datenfelder ==== === Id === Id der Kamera zur Verknüpfung innerhalb des Mandanten und/oder innerhalb der Excel - Datei === VAT_Id === Id der Verarbeitungstätigkeit innerhalb der Excel - Datei zu der die Kamera zugeordnet werden soll. === Name === Bezeichnung der Kamera === Typ === * 0-Einzelbild * 1-Video === Zweck === Zweck der Kameraüberwachung === Verschlüsselt (W/F) === WAHR: die Aufnahmen werden verschlüsselt gespeichert === Digital (W/F) === WAHR: die Aufnahmen werden digital verarbeitet === Art === * 0-Immer * 1-Bewegungserkennung === Intervall(min) === Intervall in Minuten wann eine Aufnahme getätigt wird. Leer für kontinuirliche Aufnahme === Aufbewahrung(h) === Maximale Speicherdauer der Bilddaten === Standort === Kürzel der Organisation wo die Kamera angebracht ist === Montage === * 0-Fix Montiert * 1-Beweglich === Öffentlich (W/F) === WAHR: Überwacht öffentlichen Bereich === Arbeitsplatz (W/F) === WAHR: Überwacht einen Arbeitsplatz === Firmengelände (W/F) === WAHR: Überwacht Firmengelände