====== Datenimport und -export von IT Anwendungen aus Excel - Datei ======

Es können Excel - Dateien importiert werden (.xls, .xlsx) die einen definierten Aufbau vorweisen. Die erste Zeile muss dabei die Überschriften enthalten. Die Reihenfolge der Felder ist nicht definiert.

===== Aufbau der Datei =====

^Id ^Name ^Beschreibung ^Anmerkung ^Person ^Automatisiert ^Organisationen ^Verantwortlich ^Vertretung ^Technologie ^Speicherort ^Betroffene ^Datenkategorien ^Empfänger ^Löschfrist Monate ^Löschfrist Start
|(Id)|(Anwendungsname)|(Beschreibung)|(Anmerkungen)|(Personendaten)|(Automatisiert)|(Organisation1,Organisation2,...)|(Hauptverantwortlicher)|(Vertretung)|(Technologie)|(Speicherort)|(Betroffene)|(Datenkategorien)|(Empfänger)|(Löschfrist Monate)|(Löschfrist Start)
|abc    |Testanwendung        |Kurzbeschreibung        |Anmerkung    |true  |auto |MUST,FILA |TRAMI   |- | tech_office| stor_cloud| pg:1,2 | Name, Geburtstag| SVA, Finanzamt| 12 | ab definiertem Ereignis
|*    |*        |*        |*    |*  |* |* |*   |* | *| *| * | *| *| * | *

==== Beschreibung Datenfelder ====

=== Id ===

Interne ID der Anwendung (für Änderungen). Nur gültig innerhalb eines Mandanten. Die ID wird durch den Export der Anwendungen befüllt.

=== Name ===

Name der IT Anwendung (zB. "BMD")

=== Beschreibung ===

Kurzbeschreibung der Anwendung

=== Anmerkung ===

Anmerkungen zu der IT Anwendung - längerer Text

=== Person ===

Sollte den Wert "1", "ja", "yes" oder "true" enthalten (Groß- oder Kleinschreibung egal) um zu kennzeichnen, dass die Applikation Personendaten enthält.

Wird dieser Wert nicht übergeben, so werden neue Applikationen automatisch auf "enthalten Personendaten" konfiguriert.

=== Automatisiert ===

Wenn dieser Wert mit "auto" beginnt (Groß- oder Kleinschreibung egal), wird die Applikation mit automatisierter Verarbeitung konfiguriert.

Sonstige gültige Werte sind:

  * "manual": Manuelle Verarbeitung (Papierakt)
  * "auto/manual": Sowohl automatisch als auch manuell
  * "website": Anwendung ist eine Webseite

Wird dieser Wert nicht übergeben, so werden neue Applikationen automatisch auf "Automatische Verarbeitung" konfiguriert.

=== Organisationen ===

Die Kürzel oder Namen der Organisationen in denen diese Applikation benutzt wird. Die Liste ist kommagetrennt (,) und ersetzt die vorherige Konfiguration der Applikation. 

Wird in diesem Feld nichts angegeben, so wird die vorherige Organisationszuordnung behalten. 

Wird ein '-' in diesem Feld angegeben, so wird die bisherige Zuordnung gelöscht.

Wird ein '*' in diesem Feld angegeben, so werden alle angelegten Organisationen verknüpft.

=== Verantwortlich und Vertretung ===

Hier kann das Kürzel oder die eMail - Adresse eines Hauptverantwortlichen oder der Vertretung (aus den Kontakten) eingegeben werden. Wird nichts angegeben, so wird der vorher enthaltene Kontakt nicht verändert. 

Wird ein "-" angegeben, so wird der jeweilige Kontakt aus der Applikation entfernt.

=== Technologie ===

Die Technologie in der diese Anwendung realisiert ist. Folgende Werte sind möglich:

  * ''tech_office'': Office Anwendung
  * ''tech_localapp'': Lokal am Rechner installierte Anwendung
  * ''tech_serverapp'': Auf Unternehmensserver installierte Anwendung
  * ''tech_cloudapp'': In der Cloud installierte Anwendung
  * ''tech_paper'': Papierakt
  * ''tech_other'': Andere Technologie

Wenn Sie selbst Technologien in den Stammdaten angelegt haben, können Sie die Bezeichnung dieser Technologie verwenden.

=== Speicherort ===

Der Speicherort an dem die personenbezogenen Daten abgelegt werden. Folgende Werte sind möglich:

  * ''stor_cloud'': Daten liegen in der Cloud
  * ''stor_server'': Daten liegen am Unternehmensserver
  * ''stor_mobilestorage'': Daten liegen auf einem mobilen Datenträger
  * ''stor_notebook'': Daten liegen am Notebook
  * ''stor_mobiledevice'': Daten liegen auf einem mobilen Gerät (Handy, Tablet, etc)
  * ''stor_archive'': Daten liegen im Archiv (Raum)
  * ''stor_other'': Daten liegen wo anders


Wenn Sie selbst Speicherorte in den Stammdaten angelegt haben, können Sie die Bezeichnung dieser Speicherorte verwenden.

=== Betroffene ===

Hier können Sie eine kommagetrennte Liste der Betroffenenkategorien angeben. Die Liste startet mit "pg:" und danach folgen folgende numerische Werte:

  * ''0'': Kunde
  * ''1'': Lieferant
  * ''2'': Mitarbeiter
  * ''3'': Patient
  * ''4'': Bewerber
  * ''5'': Angehörige
  * ''6'': Interessent
  * ''7'': Arbeitgeber
  * ''8'': Geschäftspartner
  * ''9'': Organe
  * ''10'': Besucher
  * ''11'': Kinder/Jugendlicher
  * ''12'': Mitglied
  * ''13'': Ehrenamtliche
  * ''14'': Teilnehmer
  * ''15'': Bewohner
  * ''16'': Mandatsträger
  * ''17'': Verband
  * ''18'': Mandant
  * ''19'': Beschäftigter
  * ''99'': Andere

Wenn in der Anwendung beispielsweise Daten von Bewerbern, Mitarbeitern und Ehrenamtlichen verarbeitet werden, würde der Wert ''pg:4,2,13'' lauten.

=== Datenkategorien ===

Kommagetrennte Liste von Datenkategorien die verarbeitet werden

=== Empfänger ===

Kommagetrennte Liste der Empfänger die die Daten bekommen

=== Löschfrist Monate ===

Anzahl Monate nach denen die Daten gelöscht werden.

=== Löschfrist Start ===

Eine Beschreibung des Ereignisses, das die Frist zur Löschung starten lässt,


==== Ermittlung der Anwendungen im Unternehmen ====

Um die Anwendungen samt Organisationen und Zuständigen ordentlich erfassen zu können, empfiehlt es sich eine Muster - Excelvorlage auszuschicken (falls Sie die Anwendungsabfrage nicht verwenden wollen oder können).

Wir haben hier eine Mustervorlage für Sie zusammengestellt, die man im Unternehmen verwenden kann:

{{ {{ :import:muster_export.xlsx | Musterdatei für den import herunterladen}}